In breve
- Agenzia di pratiche consolari e visti per privati, cliente da quasi due anni
- Pratiche in arrivo per email e clienti da aggiornare a ogni passaggio: 69 pratiche e 197 cambi di stato in 30 giorni
- CRM su Airtable con quattro automazioni su Make: ingresso dall'email, avvisi WhatsApp ed email, controllo giornaliero, solleciti di saldo
- 0 errori sui 197 cambi di stato e 50 esecuzioni consecutive riuscite dal 15 al 21/10/2026
Il contesto
Il cliente è un'agenzia che segue pratiche consolari e visti per conto di privati. È un lavoro fatto di documenti, passaggi e attese: in genere la pratica arriva, si raccolgono i documenti, si presenta la richiesta, si aspetta l'esito, si consegna. In ognuno di questi momenti il cliente vuole sapere a che punto è.
È mio cliente da quasi due anni. Ho costruito il sistema nella primavera del 2025 e da allora lo seguo; l'ultima modifica alle automazioni è di febbraio 2026. Come lavorava l'agenzia prima, nel dettaglio, non lo racconto: di quel periodo non ho misure, e qui scrivo solo quello che posso mostrare con i numeri.
Il problema
Il volume spiega il problema meglio di qualsiasi descrizione. Nei 30 giorni fino al 25/10/2026 sono entrate 69 pratiche, più di due al giorno, e ci sono stati 197 cambi di stato, in media più di sei al giorno.
Senza un sistema, ognuno di quei momenti è lavoro manuale: ricopiare i dati dall'email in una scheda, scrivere al cliente su WhatsApp, mandare la stessa notizia per email. Fatto sei o sette volte al giorno, accanto al lavoro vero sulle pratiche, è il genere di attività che si rimanda o si dimentica. E un cliente che non sa a che punto è la sua pratica scrive o chiama per chiederlo.
C'è poi la parte dei pagamenti. Le pratiche ancora da saldare vanno ricordate con regolarità, senza che qualcuno debba tenere un elenco a parte e ricordarsi di guardarlo.
Cosa ho costruito
Il centro è un CRM su Airtable: una tabella delle pratiche, ognuna con il suo stato. Airtable ha un vantaggio pratico: sembra un foglio di calcolo, e chi lavora in agenzia aggiorna una pratica senza imparare un gestionale. Attorno al CRM ho costruito le automazioni su Make, che leggono e scrivono in quella tabella.
- La pratica entra dall'email. Le richieste arrivano a un indirizzo collegato all'automazione, che legge il messaggio e crea la scheda della pratica nel CRM. Nessuno ricopia i dati a mano.
- Lo staff cambia lo stato. Il lavoro sulla pratica resta umano: chi la segue aggiorna lo stato nel CRM quando succede qualcosa.
- Il cliente viene avvisato. A ogni cambio di stato parte un messaggio WhatsApp e un'email al cliente, che gli dicono a che punto è la sua pratica.
- Il controllo giornaliero. Una volta al giorno un'automazione ripassa gli stati delle pratiche e li aggiorna dove serve.
- I solleciti di saldo. Il 5 e il 20 di ogni mese parte il promemoria per le pratiche ancora da saldare.
La scelta che conta di più è stata lasciare alle persone la decisione su quando una pratica avanza. L'automazione non indovina lo stato di una pratica: lo registra chi la segue, con un clic. Il sistema fa il resto, cioè le parti ripetitive che nessuno vuole fare due volte su due canali diversi.
Nell'account ci sono anche quattro scenari spenti, fra cui una prova di cronologia della pratica scritta con l'AI. Il lavoro di tutti i giorni lo fanno i quattro flussi descritti sopra, gli stessi da quando il sistema è in esercizio.
I risultati
Nei 30 giorni fino al 25/10/2026 l'ingresso dall'email è scattato 69 volte e l'automazione degli avvisi ha gestito 197 cambi di stato, senza un solo errore. Il controllo giornaliero ha girato tutti i 30 giorni, e i solleciti di saldo sono partiti nelle due date previste. L'ultimo tratto che ho letto per intero, dal 15 al 21/10/2026, conta 50 esecuzioni consecutive dell'automazione degli avvisi, tutte riuscite.
| Misura | Valore | Periodo e fonte |
|---|---|---|
| Pratiche entrate in automatico dall'email | 69 | Registro delle esecuzioni delle automazioni, 30 giorni al 25/10/2026 |
| Cambi di stato gestiti con avviso al cliente | 197, con 0 errori | Registro delle esecuzioni delle automazioni, 30 giorni al 25/10/2026 |
| Controlli giornalieri degli stati | 30 su 30 giorni | Registro delle esecuzioni delle automazioni, 30 giorni al 25/10/2026 |
| Invii dei solleciti di saldo | 2, il 5 e il 20 del mese | Registro delle esecuzioni delle automazioni, 30 giorni al 25/10/2026 |
| Esecuzioni consecutive riuscite degli avvisi | 50 su 50 | Registro delle esecuzioni, 15-21/10/2026 |
| Durata del servizio | quasi due anni, attivo | Il mio archivio clienti, 25/10/2026 |
Limiti della misura. Sono esecuzioni delle automazioni, non pratiche contate nella base del cliente: 69 esecuzioni dell'ingresso corrispondono a circa 69 pratiche, salvo email doppie o di prova. La base Airtable non è collegata ai miei strumenti di lettura, quindi non ho il numero totale delle pratiche né i tempi di lavorazione. La piattaforma di automazione conserva i registri per 30 giorni: per questo tutti i numeri riguardano un solo mese e non posso mostrare l'andamento nei quasi due anni di servizio. Non ho dati sulla consegna e sulla lettura dei messaggi da parte dei clienti.
Cosa rifarei diversamente
Il limite di questa pagina è anche la cosa che oggi farei diversa. Il sistema lavora da quasi due anni, ma la prova sta in una finestra di 30 giorni, perché la piattaforma di automazione cancella i registri dopo un mese e nessun pezzo del sistema tiene il conto da solo.
Se lo ricostruissi, ogni automazione scriverebbe una riga in una tabella di registro dentro lo stesso CRM: data di ingresso della pratica, ogni cambio di stato, ogni messaggio partito. È poco lavoro in più al momento della costruzione e risponde alle domande che oggi restano aperte: quante pratiche in un anno, quanti giorni passano dall'ingresso alla consegna, in quale passaggio le pratiche si fermano più a lungo. Sono anche le domande che un titolare si fa quando deve decidere se assumere qualcuno o cambiare il modo di lavorare.
La lezione vale oltre questo cliente: un'automazione che funziona in silenzio per anni è un buon risultato, ma se non lascia traccia diventa difficile da dimostrare e da migliorare.
Per chi ha senso
Per agenzie e studi che gestiscono pratiche con passaggi chiari: visti, pratiche auto, permessi, successioni, sinistri. Quando le pratiche sono decine al mese e ogni cliente vuole sapere a che punto è, gli avvisi automatici a ogni cambio di stato tolgono molto lavoro ripetitivo, e lo staff continua a decidere tutto.
Non serve se le pratiche sono poche e ognuna è seguita a voce con il cliente: lì basta un foglio condiviso tenuto in ordine.
Strumenti usati
AirtableMakeWhatsAppEmail
Numeri letti il 25 ottobre 2026 dal registro delle esecuzioni delle automazioni (ultimi 30 giorni e campione del 15-21/10/2026) e dal mio archivio clienti, senza modificarli.
Chi scrive: Ivan Lao, Make Certified Partner e n8n Expert.
Come è nato questo caso studio: l'ho scritto con l'aiuto dell'intelligenza artificiale, partendo dalla documentazione del progetto e dai dati letti nei sistemi del cliente, senza modificarli. Il nome del cliente non compare finché non lo autorizza. Ho verificato ogni numero e approvato il testo prima di pubblicarlo.