In breve
- Professionista della vendita diretta che lavora da sola, con i contatti in un foglio Google e le trattative in una pipeline.
- 1.359 contatti da riattivare e ogni risposta ai pulsanti da copiare a mano nel foglio e nella pipeline.
- Invio WhatsApp diluito in lotti e smistamento automatico delle risposte verso foglio e pipeline, con disiscritti esclusi dalle campagne successive.
- Nella prima campagna 74 risposte (5,4%) e 9 richieste di richiamata; 65 contatti esclusi dagli invii futuri.
Il contesto
La cliente è una professionista della vendita diretta: lavora da sola, vende a privati e ogni vendita passa da una consulenza. I contatti arrivano da più strade, un ebook scaricabile, gli eventi, i social, e negli anni sono finiti tutti in un foglio Google. Le trattative vere le segue in una pipeline su Airtable.
Quando ho cominciato a lavorarci, a fine settembre 2026, i messaggi WhatsApp di massa partivano già da Make con un template a pulsanti. Il punto debole era dopo l'invio: ogni risposta ai pulsanti andava letta e riportata a mano, prima nel foglio e poi nella pipeline.
Il problema
Per la prima campagna c'erano 1.359 contatti a cui scrivere: persone che in passato avevano mostrato interesse e che da tempo nessuno riprendeva in modo ordinato. Riattivare una lista così vuol dire ricevere decine di risposte in pochi giorni, e ogni risposta chiede due aggiornamenti manuali.
Il lavoro a mano costava in tre modi. Il tempo, anzitutto, tolto alle consulenze. Poi gli errori: chi preme “Non mi interessa più” deve sparire dagli invii successivi, chi ha già acquistato non deve ricevere un'offerta che lo irrita, e una riga dimenticata significa riscrivere alla persona sbagliata. Infine il rischio sul numero: ogni messaggio indesiderato aumenta la probabilità che qualcuno lo segnali a Meta, e un numero segnalato spesso perde qualità fino al blocco. Non ho misurato quante ore le portasse via questo lavoro prima del mio intervento: il numero di partenza che posso dare con certezza è la dimensione della lista.
Cosa ho costruito
Ho tenuto gli strumenti che la cliente già usava, il foglio e la pipeline, e ho aggiunto il pezzo che mancava: un sistema che legge il pulsante premuto e decide da solo dove scriverlo. L'invio passa dalle API ufficiali di WhatsApp, con un template approvato da Meta.
- Invio diluito. Make prende i contatti dal foglio e li manda in 4 lotti al giorno, al massimo 30 per lotto, con pause casuali da 1 a 30 secondi fra un messaggio e l'altro.
- Lettura del clic. Quando un contatto preme un pulsante del template, n8n riceve l'evento e lo passa a Make.
- Smistamento. Make scrive la risposta nella colonna dedicata del foglio. Per i due pulsanti negativi aggiorna anche la pipeline: “fuori target” per chi non è più interessato, “già cliente” per chi ha già comprato.
- Richiesta di contatto. Chi preme “Sì, chiamatemi” resta segnato nel foglio, pronto per la richiamata della titolare.
- Memoria fra le campagne. Disiscritti e già clienti vengono esclusi dagli invii successivi. Il confronto avviene sul numero di telefono normalizzato, così lo stesso contatto scritto in due formati diversi viene riconosciuto.
Perché queste scelte
La diluizione è la scelta più importante. Mandare 1.359 messaggi in un pomeriggio è possibile, ma concentra in poche ore tutte le reazioni negative, e Meta valuta la qualità di un numero proprio su quelle. Con 120 messaggi al giorno al massimo, la campagna è durata dodici giorni e un eventuale segnale di allarme sarebbe emerso dopo i primi lotti, in tempo per fermarsi. Ne parlo più a fondo nella guida su cosa fare se Meta blocca il numero WhatsApp.
I pulsanti al posto delle risposte libere servono allo smistamento: un pulsante ha pochi valori possibili, un testo libero no. Per questa lista ho preferito una macchina semplice e prevedibile a un assistente che interpreta le frasi. La cliente apre il foglio e trova le risposte già ordinate, con in evidenza chi richiamare.
La richiamata l'ho lasciata a lei. Chi chiede di essere chiamato vuole parlare con la persona che vende, non con un sistema: l'automazione prepara la lista, la telefonata resta umana.
I risultati
La prima campagna è partita il 22 settembre e ha inviato l'ultimo lotto il 3 ottobre 2026. Su 1.359 messaggi, 74 persone hanno premuto un pulsante, il 5,4%. Le richieste di richiamata sono state 9, lo 0,66%: un numero piccolo, e lo dico senza giri di parole. Le disiscrizioni sono state 44, quasi cinque volte le richieste. Lette dall'altro lato, sono il dato che ripulisce la lista: 65 persone, fra disiscritti e già clienti, non riceveranno più offerte che non vogliono, e la campagna successiva parte da una base più sana. A metà ottobre lo stesso sistema ha gestito anche un invio di 171 messaggi per un concorso, tutti accettati da Meta senza errori secondo il registro di lavoro del 14/10/2026.
| Misura | Valore | Periodo e fonte |
|---|---|---|
| Messaggi inviati | 1.359 | 22/09-03/10/2026, foglio dei contatti e registro delle esecuzioni |
| Risposte ai pulsanti | 74 (5,4%) | Stessa campagna, foglio dei contatti letto il 25/10/2026 |
| “Sì, chiamatemi” | 9 (0,66%) | Stessa campagna, foglio dei contatti letto il 25/10/2026 |
| Già clienti | 21 (1,5%) | Stessa campagna, foglio dei contatti letto il 25/10/2026 |
| Disiscrizioni | 44 (3,2%) | Stessa campagna, foglio dei contatti letto il 25/10/2026 |
| Consegne e letture | non tracciate | Tracciamento degli stati spento durante la campagna |
| Richiamate, appuntamenti, vendite | non registrati | Nessun sistema della cliente li registra |
Limiti della misura: le percentuali sono calcolate sui messaggi inviati, non su quelli consegnati, perché il tracciamento delle consegne era spento. Una parte delle risposte arrivate prima della sera del 29 settembre è stata scritta nel foglio a mano, perché lo smistamento automatico è entrato in funzione quel giorno. Non c'è alcun dato su quante richieste si siano trasformate in appuntamenti o vendite. Una seconda campagna è partita il 22 ottobre 2026 ed è troppo recente per dire qualcosa.
Cosa rifarei diversamente
Nei primi giorni lo smistamento si è fermato da solo. Quando Make cerca una riga nel foglio o nella pipeline e non la trova, non si ferma: passa avanti un risultato vuoto. L'aggiornamento successivo prova a scrivere su una riga che non esiste, riceve un errore, e dopo qualche errore Make disattiva lo scenario. Alla cliente non arriva nessun avviso: le risposte smettono semplicemente di essere registrate. Ho aggiunto un filtro dopo ogni ricerca, e oggi è la prima cosa che controllo in ogni scenario che cerca prima di scrivere.
La seconda cosa la farei dal primo giorno: accendere il tracciamento di consegne e letture, e aggiungere al foglio un campo per la richiamata fatta e il suo esito. Senza, posso dire quante persone hanno chiesto di essere chiamate ma non quante sono diventate clienti, che è la domanda che conta. Nella seconda campagna il messaggio contiene anche un link di prenotazione, ma anche lì l'esito va registrato, altrimenti il numero si perde.
Per chi ha senso
Ha senso per chi vende con una consulenza e ha una lista di contatti raccolti da eventi, ebook o social che nessuno riprende da mesi: venditori diretti, consulenti, piccoli studi. Il valore sta nel non copiare più risposte a mano e nel non scrivere una seconda volta a chi ha detto di no.
Non serve se la lista ha poche centinaia di nomi, che si gestiscono a mano in un pomeriggio, o se nessuno ha tempo di richiamare entro un giorno o due chi chiede un contatto: una richiesta che resta senza risposta vale meno di nessuna richiesta. E non si parte senza il consenso dei contatti a ricevere messaggi su WhatsApp.
Strumenti usati
WhatsApp Cloud APIMaken8nGoogle SheetsAirtable
Numeri letti dal foglio dei contatti della cliente e dal registro delle esecuzioni delle automazioni il 25 ottobre 2026, senza modificarli.
Chi scrive: Ivan Lao, Make Certified Partner e n8n Expert.
Come è nato questo caso studio: l'ho scritto con l'aiuto dell'intelligenza artificiale, partendo dalla documentazione del progetto e dai dati letti nei sistemi del cliente, senza modificarli. Il nome del cliente non compare finché non lo autorizza. Ho verificato ogni numero e approvato il testo prima di pubblicarlo.